GoToMeeting: qué es y cómo funciona

La plataforma de GoToMeeting ofrece videollamadas y videoconferencias profesionales, sobre todo orientadas a empresas. Además de una imagen y vídeo de elevada calidad, su seguridad es muy completa e incluye funciones de administración avanzadas para integrarla en una organización.

GoToMeeting es un servicio de LogMeIn, que dentro de la marca GoTo dispone de varias herramientas para el teletrabajo. Las videollamadas son quizá la más popular, y se centran en reuniones virtuales, entrevistas o presentaciones dentro de las compañías.

Hablamos de videollamadas sin límite de tiempo, uno de los problemas habituales en las alternativas gratuitas, con acceso controlado mediante contraseña, de manera que no puedan unirse desconocidos si descubren el enlace de la reunión.

GoToMeeting dispone de apps para Android y iOS (móviles y tablets), también ofrece los clientes de Windows y Mac, además de la posibilidad de acceder a las videollamadas desde el navegador web, sin descargar nada ni instalar los programas.

Mientras Google Meet o Microsoft Teams disponen de versiones gratuitas para el público general, en GoToMeeting es necesario pagar para usarlo. Tratándose de un servicio enfocado a las empresas, tiene sentido esta forma de funcionar que deja de lado una versión gratis básica.

GoToMeeting, funciones clave

GoToMeeting es un servicio de pago del que se espera muchas prestaciones, y en general incluyo todo lo que necesitaremos. Estos son sus principales detalles:

1. Calidad de vídeo HD con hasta 3.000 participantes, fondo de imagen personalizable.
2. Sonido con cancelación de ruido.
3. Recepción de llamada entrante a la hora de la reunión.
4. Cifrado de todo el contenido, modo de ahorro de datos en móviles.
5. Posibilidad de acceder por teléfono a la reunión (número de acceso gratuito de 50 países, incluyendo España).
6. Acceso con contraseña disponible, con opción de finalizar la llamada al irse.
7. Chat integrado, compartir pantalla, panel de dibujo y compartir ratón/teclado.
8. Grabación de las videollamadas (local o en la nube).
9. Transcripción automática de las conversaciones en inglés.
10. Enlaces fijos para las videollamadas recurrentes.
11. Integración para Slack, Chrome, Salesforce, Teams, Office, Outlook y más.

Parte del interés de GoToMeeting es que se integra dentro del resto de servicios de la marca GoTo, facilitando la colaboración remota y el teletrabajo.

Esto incluye GoToConnect para telefonía, mensajería, y relación con el cliente; GoToWebinar a la hora de organizar emisiones online en directo; GoToTraining para la formación y GoToRoom a modo de hardware específico para videoconferencias.

Así funciona GoToMeeting

GoToMeeting funciona de manera parecida a otros servicios de videollamadas, pero vamos a explicar el paso a paso si nos invitan a una reunión, que es el caso más habitual. Estos son los pasos para unirnos:

1. Recibiremos por email u otro medio un enlace de acceso a la reunión, con un formato de este tipo:

gotomeet.me/prueba

1. Al pulsar elegiremos si usar el sonido del ordenador o mediante llamada de teléfono, que se guardará como opción por defecto:

1. Debemos pulsar en "Permitir" desde la ventana del navegador para dar acceso al micrófono y la webcam:

1. Llegaremos a la pantalla de entrada, para comprobar la webcam y el sonido, o cambiar el nombre con que aparecemos. Si está todo bien, pulsaremos en "Unirse" o "Unirse cuando empiece" y ya entraremos:

En cambio, si somos el organizador de la videollamada, hemos de realizar unos pasos previos para crearla, o programarla y enviar las invitaciones, siempre disponiendo de una cuenta de pago.

Así son los pasos necesarios:

1. Accedemos al panel de control de GoToMeeting desde el siguiente enlace, metiendo el usuario y contraseña:

Web: Inicio GotoMeeting

1. Es posible acceder a la sala personal de reuniones, es siempre la misma dirección, y solo comienza la llamada si entra el anfitrión:

1. En cambio, al pulsar en "Crear reunión" nos deja escoger una fecha y hora concretas, además de otros detalles como establecer una contraseña y añadir organizadores adicionales:

1. En el resumen de la reunión tenemos el enlace para el acceso, también podemos pulsar el "Copiar invitación" si preferimos incluir el texto por defecto de GoToMeeting para invitar a los asistentes:

GoToMeeting, planes y precios

En GoToMeeting existen tres planes con distintas características, en función de las necesidades de cada caso y el tamaño de la organización. En cambio, no existe un plan gratuito, tras el período de prueba todos exigen pagar una cuota periódica.

El precio es por la cuenta de cada organizador, es decir, los usuarios a los que invite no necesitan pagar. Algo importante cuando se añade a las videollamadas a clientes, proveedores, medios de comunicación y otras personas ajenas a la empresa.

Estos son los precios:

1. Profesional por 12,50 euros/mes o 129 euros/año.
2. Business por 17 euros/mes o 171,96 euros/año.
3. Enterprise con precio personalizado para cada empresa.

Además, GoToMeeting ofrece un período de prueba gratis de 14 días, sin compromiso de permanencia y ni siquiera necesidad de facilitar un medio de pago. Es decir, no nos cobrarán cuando termine la prueba, a no ser que decidamos suscribirnos expresamente.

Estos son los precios estándar, aunque es posible que en algún momento se pueda encontrar alguno de estos planes en oferta, por ejemplo, un descuento en el primer año de suscripción.

Respecto a las funcionalidades de cada plan en GoToMeeting:

1. Professional: hasta 150 personas, con compartir pantalla, acceso telefónico, enlace fijo para reuniones recurrentes y videollamadas sin límite de tiempo.
2. Business: hasta 250 personas, añade grabación en la nube, transcripciones, notas, dibujo, compartir ratón/teclado y coorganizadores.
3. Enterprise: hasta 3.000 personas, añade soporta para InRoom Link (H.323 y SIP).

Por otro lado, al suscribirse a otros servicios de GoTo podemos obtener descuentos, dependiendo de las combinaciones y planes escogidos.

En resumen, GoToMeeting es un servicio interesante de videoconferencias para las empresas, de cara al usuario solo tiene sentido si recibe una invitación, ya que el acceso de invitado es gratuito. A una empresa sí le puede resultar interesante pagar por la plataforma, puesto que sus llamadas disponen de un nivel de seguridad y prestaciones adecuadas para las organizaciones.