Notion, así funciona la popular app de productividad

Son muchos los usuarios que han recurrido a la tecnología para organizar su vida y sus tareas, y aunque las alternativas son muchas, Notion es una de las más populares. Si nunca antes la has usado, hoy vas a saber qué es y cómo funciona.

No obstante, además de explicarte primero a grandes rasgos qué es Notion, también te vamos a introducir en la estructura que tiene Notion para organizar y relacionar el contenido, la cual puede parecer compleja la primera vez, pero nada más lejos de la realidad.

¿Qué es Notion?

Para empezar, Notion es apto tanto para organizar tu vida personal como laboral. Las unidades más pequeñas dentro de Notion, aunque no por ello menos importantes, son los bloques. Todo lo que agregues a una página en Notion, ya sea texto, imágenes, tablas, listas o videos, se considera un bloque.

Para acceder a ellos, simplemente tienes que escribir " / " y se abrirá una pequeña ventana en la que podrás buscar entre cientos de bloques diferentes. Una vez añadidos, puedes moverlos, editarlos y transformarlos.

Sin embargo, seguramente te hayas preguntado dónde se añaden estos bloques. Pues bien, es en las páginas. Cada página es un espacio donde puedes agregar todo este contenido personalizado, e incluso podrás crear subpáginas dentro de estas si lo necesitas.

Esto es similar a organizar carpetas dentro de carpetas, pero con la ventaja de que cada página y subpágina puede contener diferentes bloques de texto, imagen, vídeo, bases de datos, etc.

Otro elemento útil en Notion son las bases de datos, que funcionan como hojas de cálculo interactivas, por describirlas de una manera sencilla. Cada fila en una base de datos es una página que puedes abrir y, de nuevo, rellenar con diferentes bloques. Además, en estas bases de datos puedes colocar etiquetas, fechas, asignar a otros usuarios y otros elementos para que la vista sea más clara y organizada.

Por tanto, para que lo veas claro, la jerarquía dentro de Notion es: Bloques dentro de páginas (y sus correspondientes subpáginas) y páginas dentro de bases de datos.

Otra cosa tremendamente práctica que puedes hacer en Notion es crear relaciones entre bases de datos y usar los llamados "rollups" para resumir información de forma automática. Por ejemplo, puedes conectar una base de datos de proyectos con otra de tareas para ver qué tareas están vinculadas a cada proyecto. Por su parte, los rollups te permiten extraer datos de esas relaciones, como calcular el número de tareas completadas en un proyecto, por ejemplo.

Otra característica que simplifica el uso de Notion son las plantillas preconfiguradas. Las hay de listas de tareas, sistemas de gestión de proyectos y mucho más. Te pueden ser útiles como punto de partida, pudiendo adaptarlas poco a poco a tu flujo de trabajo.

Cómo funciona Notion

Ahora que ya conoces la estructura fundamental y herramientas disponibles en Notion, pasamos a explicarte paso a paso qué puedes hacer exactamente en Notion y cómo hacerlo.

1. Para ello, lo primero que haremos será dirigirnos a la web oficial de Notion.

Web: Notion

1. Iniciaremos sesión o nos registraremos y accederemos a una pequeña página de bienvenida con pasos a seguir, los cuales te recomendamos tomar para que te familiarices con el entorno de Notion.

1. Cuando lo hayas hecho, es hora de explorar la interfaz de esta potente herramienta. Nos fijaremos primero en el menú que hay a nuestra izquierda.

1. Como verás en la captura sobre estas líneas, hay un icono de un lápiz en la parte superior del menú. Si pulsas en él, podrás comenzar a escribir una nueva página.
2. El título principal "Nueva página" que aparece en la parte superior de la pantalla puede ser modificado a un nombre que represente bien lo que contiene con solo hacer clic en él. También puedes cambiarlo escribiendo sobre el texto "Nueva página" en grande.

1. Debajo de este título principal, puedes comenzar a añadir bloques pulsando / y eligiendo el que desees o puedes pulsar la barra espaciadora para activar la IA de Notion, que te puede ayudar a redactar borradores, a hacer lluvias de ideas o incluso a escribir código, entre otras muchas cosas. La encontrarás también en la barra lateral y en otras partes de la interfaz.

1. En el lado derecho de la barra superior, encontrarás el botón "Compartir" para invitar a otros usuarios a esta página. También puedes ajustar sus permisos para que puedan ver la página, comentarla o incluso editarla.

1. A su lado hay un botón que nos servirá para agregar comentarios a la página, tal y como haríamos en documentos de Google, por ejemplo. De la misma manera, el icono del reloj nos mostrará notificaciones como menciones, además de estadísticas de visualizaciones en los últimos días. La bandeja de entrada que encontrarás en la barra lateral también recoge las menciones y otro tipo de actividad.
2. Más a la derecha, encontrarás un icono de estrella. Si haces clic en él, marcarás la página como favorita, y aparecerá en una sección especial dentro de la barra lateral izquierda de Notion, donde se guardan tus páginas más utilizadas.
3. Por último, el menú de los tres puntos despliega muchas opciones extra para personalizar tu página, como "Convertir en wiki", que lo que hace es convertir la página en un lugar donde toda la información está organizada y conectada de manera colaborativa; duplicar página, dictar texto mediante voz y que Notion lo vaya escribiendo en la página, y muchas más.

1. Si nos vamos a la parte inferior de la pantalla, encontraremos nuevos botones que vienen a reunir los apartados antes descritos, como dictar texto, crear tablas o usar plantillas. En el botón con puntos accederás a más funciones, de las cuales destacamos "Importar", que te permite traer datos de Trello, Google Sheets o Excel e integrarlos directamente en Notion.

1. Volviendo a la barra lateral, y ya que hay varios accesos a herramientas que ya hemos visto, saltamos a la pestaña "Journal" (diario), donde puedes clasificar y ver de manera ordenada todo lo que vayas registrando en tus diarios.

1. Puedes pulsar en "All Entries" para filtrar el contenido por entradas diarias, personales o una nueva categoría que crees. Por ejemplo, puedes crear una categoría de reflexiones diarias y otra de metas personales.
2. A su derecha vemos una barra de herramientas con varios iconos. Con el primero puedes filtrar tus entradas por un criterio concreto, como solo ver entradas que contengan una palabra concreta, que fueron creadas en cierto día, o que tengan una etiqueta en específico.
3. A su lado, el icono de flechas cruzadas permite ordenar las entradas según fecha, categoría o cualquier otro criterio que crees, tanto de forma ascendente como descendente.
4. El icono del rayo te servirá para crear automatizaciones en tu diario. Un ejemplo de automatización sería que cada vez que crees una nueva entrada con la palabra "Día", esta entre automáticamente en la categoría "Diario personal".
5. Además del icono de búsqueda, encontrarás un botón con icono de puntos para realizar otras opciones avanzadas, como agrupar entradas, duplicar todas las entradas o eliminarlas, entre otras.

1. Podrás crear una nueva página pulsando en el botón "Nuevo" o en el apartado "Nueva página" que hay en la parte inferior.
2. De la misma manera, aunque con diseños y elementos diferentes, verás en la barra lateral la sección "Personal Home" con las subpáginas "Movie list", "Recipes", "Yearly Goals" y "Travel Plans". Podrás explorarlas, borrarlas o incluso modificarlas, ya que no dejan de ser todas páginas que tú mismo podrías crear desde cero.
3. Bajando un poco más en este menú lateral, encontraremos "Task List", una de las páginas más útiles que encontrarás en Notion.

1. En ella, verás un tablero con varias columnas, correspondientes al estado de tus tareas, y elementos que puedes arrastrar de una columna a otra. Ten en cuenta que no solo puedes rellenar estas columnas, sino que puedes crear nuevas pulsando en el símbolo "+" ubicado a la derecha o incluso cambiar la vista de tablero por otra pulsando en "Board View" y luego en "Editar vista".

1. Como ves, tendrás varias opciones de vista para elegir, dependiendo de los datos que vayas a introducir. Por ejemplo, si te interesa ver cómo de ocupado vas a tener el mes, será mejor usar la vista "Calendario".
2. Por otro lado, para las tareas rápidas del día a día que no requieren ser clasificadas, "Quick Note", opción ubicada en la parte inferior de la barra lateral, será lo que necesites.

1. En ella, tendrás como apartados predefinidos uno para escribir textos cortos, otro para rellenar una lista de cosas que tengas que hacer, otro para crear tus propias subpáginas y un último para pegar enlaces que quieras ver más tarde.

Ahora ya puedes hacerte una idea de qué es Notion y cómo funciona, aunque nunca lo sabrás realmente hasta que entres y comiences a probarlo todo y personalizarlo a tu gusto. Cuando hayas creado tu flujo de organización, te recomendamos saber cómo hacer una copia de seguridad de Notion para no perder todo tu progreso e información.

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