¿Qué es y para qué sirve G Suite?

G Suite es una colección de herramientas de productividad que ofrece Google a las empresas y profesionales, incluyendo correo electrónico con un dominio propio, almacenamiento en la nube, programas de ofimática y otras utilidades, disponibles a través de Internet en el navegador o en aplicaciones móviles.

G Suite es el rival de Microsoft Office diseñado por Google, y muchos de sus componentes se basan en los servicios gratuitos que ofrece a los particulares: Gmail para el correo, Drive para el almacenamiento, Documentos como procesador de texto o el popular Google Calendar.

Lógicamente, Google ofrece ciertos extras para que las empresas paguen por G Suite. El más claro es asociar el dominio de la empresa, pues enviar emails con una dirección que termina en gmail.com no es demasiado profesional.

G Suite tiene planes para grandes empresas, con más herramientas de control, y además versiones gratuitas para centros educativos y ONGs, así que es bastante utilizado.

Por otro lado, no hay un mínimo de usuarios, así que lo puede contratar un profesional independiente para sí mismo.

¿Qué incluye G Suite?

G Suite ha ido creciendo con el paso del tiempo, y añadiendo las herramientas que empresas y profesionales suelen necesitar en sus tareas de oficina cotidianas. El punto fuerte es Gmail, un servicio de correo muy completo, que se puede integrar dentro de la organización.

De hecho, es posible unir a G Suite el actual dominio de la empresa (de estilo de "peluquería-sevilla.com") o contratar uno con Google. La parte de comunicación, interna o externa, resulta clave en G Suite.

Las herramientas de comunicación de G Suite son:

1. Gmail: correo electrónico con el dominio de la empresa.
2. Meet: para videoconferencias y llamadas de VoIP.
3. Calendar: para compartir eventos.
4. Currents: una sencilla red social interna para los empleados.
5. Chat: la aplicación de mensajería interna.

G Suite busca competir con Office 365, algo complicado con las décadas de experiencia de Microsoft en este campo, pero poco a poco se va acercando a su rival.

Google ha creado unos programas de ofimática bastante buenos, que se ejecutan en el navegador o en apps móviles, facilitando el trabajo en equipo y con compatibilidad con los formatos de Office.

A nivel de ofimática y creación de contenido tenemos:

1. Documentos: un editor de texto compatible con Word.
2. Hojas de cálculo: similar y compatible con Excel.
3. Presentaciones: para mostrar contenido como en PowerPoint.
4. Formularios: nos deja crear y compartir encuestas online.
5. Sites: para crear webs sencillas.
6. Drive: almacenamiento en la nube.
7. Keep: un bloc de notas compartido.

G Suite tiene versiones diseñadas para empresas con miles de usuarios, que usan los administradores, no los usuarios finales. Sirven para controlar al detalle la seguridad de los datos, el uso que hacen los empleados y para ampliar sus capacidades.

Solo se incluyen en los planes superiores, así que son mucho menos conocidas, pero es útil tener al menos constancia de que existen.

Estas son las herramientas de gestión interna de G Suite:

1. Apps Scripts: permite crear automatizaciones y añadir elementos externos a G Suite.
2. Cloud Search: búsqueda global en todo el contenido.
3. Consola de administración: controla la seguridad y los ajustes globales.
4. Vault: para vigilar el uso que hacen los empleados del servicio.
5. Cloud Identity Premium: revisión detallada de conexiones, usuarios y dispositivos.
6. Gestión de puntos de conexión: control de los móviles y portátiles asociados.

G Suite, precios para empresas y profesionales

G Suite se ha hecho un hueco en las empresas sobre todo porque ofrece mejores precios que Microsoft, aunque en general sus servicios no son tan completos. Respecto a los precios de G Suite, tiene 3 modalidades:

1. Basic: 5,20 euros al mes por cuenta (4,68 euros con promoción).
2. Business: 10,40 euros al mes por cuenta (9,36 euros con promoción).
3. Enterprise: 23 euros al mes por cuenta.

El precio promocional se aplica a las altas nuevas en G Suite durante los 12 primeros meses, y a un máximo de 20 cuentas en total.

G Suite cobra de forma mensual, ya sea con tarjeta bancaria, PayPal o con un cargo en la cuenta bancaria, y permite dar altas y bajas según las necesidades de la compañía.

Respecto al plan Basic, tiene un almacenamiento en Google Drive de 30 GB por cuenta, si necesitamos más espacio habrá que pagarlo aparte.

Los planes Business y Enterprise ofrecen almacenamiento ilimitado en Drive, excepto cuando hay menos de 5 cuentas, que se reduce a 1 TB para cada una.

Por lo demás, tienen básicamente los mismos servicios de cara a los usuarios, pero aumentan en gran medida las posibilidades de administración, seguridad y vigilancia de los empleados.

De hecho, para las grandes empresas hay muchos extras disponibles: telefonía convencional con Google Voice, pantallas dedicadas de videoconferencia para Meet, la pizarra digital Jamboard de 55 pulgadas... todos muy especializados, y con precios elevados.

G Suite gratis para educación y ONGs

Muchos usuarios tienen su primer contacto con G Suite gracias a que su colegio, instituto o universidad utiliza G Suite for Education. Es similar a la versión estándar, aunque incluye Google Classroom y Tareas, soluciones especialmente diseñada para la comunidad educativa.

Este servicio es gratuito, pero debe ser la dirección del centro quien solicite el alta para que los alumnos y profesores puedan usarlo. Es poco probable que una escuela tenga presupuesto para un servicio así, pero al regalarlo a los alumnos pueden acabar siendo potenciales clientes el día de mañana.

Existe G Suite Enterprise for Education, una versión de pago con mayores opciones de administración, aunque su elevado precio la reserva solo para universidades con presupuestos muy altos.

También existe G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, que no tiene coste y ofrece las mismas funciones que la suscripción Basic. Una subcontrata se encarga de revisar que la organización cumple las condiciones, así que nos puede pedir documentación acreditativa.

¿Vale la pena G Suite frente a Office 365?

G Suite y Office 365 son los dos grandes servicios que compiten por la gestión y ofimática de las empresas, un sector muy rentable y con millones de clientes. No es sencillo elegir uno, sobre todo si hablamos de gran compañía.

En general, Office 365 es más adecuado si los empleados ya están acostumbrados a trabajar con producto Microsoft. En una organización más joven, que vea las aplicaciones en la nube como algo natural , quizá G Suite tenga más sentido.

Por otro lado, Microsoft Teams es una herramienta de chat y videoconferencia corporativa muy completa. Si nos interesa un sistema así necesitaremos complementar G Suite con apps como Slack para el chat o Zoom en las videoconferencias.

En conclusión, G Suite de Google es una buena herramienta para las empresas, que ayuda a aumentar la productividad, pero existen otras alternativas en el mercado, así que debemos valorarlas con cuidado si vamos a pagar por el servicio.