Google Docs se ha convertido en mi herramienta diaria favorita y es que desde que uso Google Docs no he vuelto a usar Word, la suite ofimática online de Google adelanta por la derecha a la de Microsoft gracias a todos estos trucos que debes conocer y comprobar por ti mismo todas esas ventajas.
Si estás buscando la mejor forma de optimizar tu productividad, seguro que en más de una ocasión has pensado en buscar programas o alternativas para conseguirlo. En el caso de la redacción de textos, como son estos artículos, yo, personalmente prefiero usar Google Docs y es que se ha convertido en mi favorito, ya no uso Word.
Trabajar con Google Docs se ha vuelto la mejor forma de aprovechar el tiempo, Google se ha esforzado mucho y no para de añadir funciones extra a su suite ofimática. Recientemente, hemos podido ver la integración de la IA para resumir documentos o el nuevo corrector ortográfico con el que cuenta.
Por ello, quiero mostrarte los mejores trucos para poder sacarle el máximo partido a Google Docs, de tal manera que puedas olvidarte de Microsoft Word o de otras alternativas, ya que, la suite de Google es totalmente gratis.
Chips inteligentes, son casi magia
Google Docs está basado en la nube, esto permite que podamos hacer el uso de los chips inteligentes. Los chips inteligentes son herramientas que nos permiten añadir contenido dinámico en nuestros documentos de manera automática sin esfuerzo.
Si quieres añadir una fecha, un menú desplegable, un enlace a un evento en tu calendario podrás hacerlo de manera sencilla, tan solo tendremos que usar la letra @ (arroba). Aparecerá un cuadro con algunas sugerencias y tan solo tendremos que escribir lo que queramos.
Con un simple clic de ratón o desde el menú que nos aparece, podemos insertar cualquier tipo de chip inteligente o algunas integraciones más, como también podremos mencionar a contactos nuestros de Gmail para dar acceso a los documentos.
Compara documentos de Google Docs
Google Docs cuenta también con una función muy útil cuando queremos ver varios documentos a la vez, gracias a la función "Comparar documentos" podremos hacer un análisis de varios documentos. Esto hará una copia del documento actual e irá señalando los cambios y diferencias en color rojo.
Podrás ver también el autor de cada una de las líneas, de esta forma podremos ver siempre qué y quién ha cambiado cada documento. Esta es una herramienta muy útil con la que podremos aumentar nuestra productividad cuando sea necesario.
Escribe un borrador de correo y envíalo desde Docs
Si antes hablábamos de los chips inteligentes, ahora hablaremos de los elementos de creación, son muy parecidos a los chips inteligentes, pero a diferencia de estos, podremos crear borradores de correo electrónico e incluso podremos enviarlos directamente desde Google Docs.
Si escribimos "@Borrador de correo" podremos hacer aparecer una pequeña interfaz en la que podremos escribir un correo electrónico en el que podremos añadir, destinatarios, correo con copia, asunto, el mensaje e incluso enviarlo directamente. Todo ello gracias a la integración de las herramientas de Google.
Inicia una videollamada desde el documento
Google Docs cuenta con integración con todo el ecosistema de Google, por si no lo hubieras imaginado, podremos iniciar una videollamada en el mismo documento de Google Docs, de tal forma que directamente estaremos compartiéndolo en la videollamada.
Para poder iniciar una videollamada desde cualquier documento de Google Docs tan solo tendrás que pulsar en icono de Google Meet situado en la parte superior derecha, comenzará la transmisión y podrás invitar a los contactos que quieras que se unan mientras ven tu documento compartido en el caso de que compartas la pantalla.
Usa los atajos de teclado para facilitar tu trabajo
Es cierto que todos los programas de ofimática y edición cuentan con atajos de teclado, los de Google Docs me han solucionado la forma de poder mejorar mucho más mi productividad y centrarme en poder trabajar de mejor forma, mientras escribo estas líneas.
Estos son los mejores atajos de teclado de Google Docs:
- Ctrl + Shift + C: con este comando podrás ver el recuento de palabras del documento.
- Ctrl + Shift + H: podrás abrir la ventana de "Buscar y reemplazar".
- Ctrl + Shift + .: podrás aumentar el tamaño de la fuente.
- Ctrl + Shift + ,: podrás reducir el tamaño de la fuente.
- Ctrl + Alt + M: podrás añadir un comentario en la línea en la que está el cursor.
- Ctrl + Shift + V: podrás pegar el texto del portapapeles sin formato aplicado.
Estos son los mejores comandos de teclado que uso a diario, pero Google Docs cuenta con muchos más, para conocerlos tendrás que pulsar en "Ayuda" y seguidamente en "Combinaciones de teclas".
Añade extensiones por doquier
Las extensiones de Google Docs funcionan de la misma forma que en Google Chrome, estos complementos nos permiten obtener muchas más funciones de las que trae de base Google Docs, gracias a ellas podremos crear documentos realmente llamativos y profesionales.
Existen cientos de extensiones que nos permiten hacer de todo, desde la creación de formularios inteligentes desde Google Docs para que podamos publicarlos en Google Forms, podremos tener extensiones como LanguageTool, uno de los más poderosos correctores ortográficos y de estilo, entre muchas más extensiones. Lo mejor será que pruebes alguna de ellas y veas el potencial que podrás sacar de cada una.
Para poder acceder a la descarga de las extensiones tendrás que pulsar en "Extensiones" y seguidamente en "Complementos". Aquí podrás ver todos los disponibles para cada aplicación de Google.
Traduce tu documento en cualquier idioma
Google cuenta con uno de los mejores traductores actuales, y es que Google Traductor está integrado en cada una de las aplicaciones de Google, como también lo está dentro de Google Docs. Si has terminado tu documento completo y quieres traducirlo a cualquier idioma en un solo clic, puedes hacerlo.
Para poder traducir un documento, Google nos hará una copia traducida, de tal forma que podremos tener tantos documentos como los idiomas hemos elegido para la traducción. Para ello tan solo tendrás que pulsar en "Herramientas" y seguidamente en "Traducir documento".
Elige el idioma de destino, en cuestión de segundos tendrás una copia del documento que acabas de escribir traducido al idioma que has seleccionado. Como puedes ver, estas herramientas son realmente útiles para muchos usuarios y seguro que algún día lo serán para ti.
Reacciona a párrafos o palabras con emojis
Los emojis se han convertido en una forma universal de comunicación, el significado de cada emoji podría sorprenderte, pero seguro que podrías mantener alguna pequeña conversación solo con ellos, pues bien, en Google Docs, si trabajamos de forma colaborativa, podremos reaccionar con emojis a palabras o párrafos.
Como decíamos, los emojis pueden llegar a hacernos sentir emociones, por lo que sí compartimos con alguien un documento o nos lo comparten a nosotros, podremos seleccionar cualquier palabra o párrafo e insertar una reacción de emoji que podremos ver en el panel derecho del documento.
Escribe sin tocar el teclado
Puede parecer una tontería, pero Google Docs cuenta con escritura por voz, gracias a la tecnología de reconocimiento de voz, podremos escribir un texto, un correo o cualquier tipo de documento mientras hablamos con nuestro equipo. Para poder escribir con nuestra voz tendremos que usar la herramienta "Escribir por voz".
Para acceder a esta herramienta tan solo tendrás que pulsar en "Herramientas" y seguidamente "Escribir por voz", seguidamente tendrás que empezar a hablar y podrás escribir todo lo que vayas diciendo. Tendrás que ser bastante clado a la hora de hablar y una vez que hayas terminado tendrás que revisar lo que has escrito, pero ahorrarás mucho tiempo.
Crea tus propias sustituciones
Google Docs cuenta con un gran corrector ortográfico, pero lo mejor de todo, son las sustituciones, por defecto, Google Docs cuenta con muchas, pero puedes crear las tuyas propias y personalizar mucho más la forma de trabajar, para ser mucho más productivo.
Para poder configurar las sustituciones tendrás que pulsar sobre "Herramientas" y seguidamente, podrás ver una opción llamada "Preferencias", ahora se abrirá una ventana en las que podrás ver todas las sustituciones que tiene Google Docs, creadas automáticamente, pero podrás crear todas las que tú quieras.
Usa las plantillas de Google Docs
Antes de crear un nuevo documento, puedes seleccionar cientos de plantillas diferentes para poder darle más creatividad o profesionalidad a tu documento, muchas de las plantillas cuentan con fuentes y estilos de texto que nos permiten poder crear cartas, documentos de reuniones, plantillas de recetas y cualquier tipo de documento.
Para poder acceder a las plantillas tan solo tendrás que pulsar en el icono "+" en la pantalla principal de Google Docs y seleccionar el icono de plantilla, de esta forma podrás ver todas las que hay, te recomiendo también que busques en Google, pues muchos usuarios han creado sus propias plantillas a partir de documentos y son realmente fantásticas.
Sugiere cambios sin modificar el texto original
Trabajar en la nube es una de las mejores formas de cooperar con otros usuarios, Google Docs permite que podamos compartir un documento con otros usuarios y poder trabajar al mismo tiempo sin necesidad de crear una copia del documento. Lo mejor de todo es que también puedes sugerir cambios sin alterar el texto original y esto es realmente útil para poder corregir los textos de otros.
Para poder sugerir un cambio, tan solo tendrás que seleccionar el texto o posicionarte en el lugar en el que quieres sugerir un cambio y pulsar sobre el icono "Sugerir cambios", desde ese mismo momento, todo lo que escribas será a modo de comentario y podrás tener siempre una visibilidad de ambos textos, para que puedas comparar el texto original y la sugerencia.
Envía parte de tu texto a una nota de Keep
Como hemos dicho varias veces, Google cuenta con muchas aplicaciones y todas ellas están conectadas de una u otra manera, desde Google Docs, podremos crear notas con la selección de texto que queramos de manera automática, es decir, seleccionar un texto y podrás crear una nota en Google Keep de manera automática.
Aquí puedes ver cómo el texto de más arriba que he seleccionado se ha convertido en una nota en Google Keep, realmente, esta opción es una de mis favoritas, puesto que muchas veces, según escribo mis artículos recuerdo cosas o elementos atractivos de ellos que hacen que guarde notas para poder acceder a ellas posteriormente.
Estos son todos los trucos de Google Docs que me han hecho olvidar Microsoft Word, lo mejor de todo es que es totalmente gratis y recordemos que con una cuenta de Google tendremos hasta 15 GB de espacio libre para documentos, fotos y correos electrónicos, en cambio, en la cuenta de Microsoft, tan solo tendremos 5 GB en la versión gratuita.
Trucos para Google: búsqueda avanzada
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