Cuando quieras compartir un calendario de Google Calendar tendrás que seguir unos sencillos pasos que ahora te mostramos, así diferentes personas que tengan el enlace de ese calendario podrán acceder a toda la información, como a los eventos programados, editarlos, etc.
Este procedimiento es útil cuando se trata, por ejemplo, de un calendario laboral con diversos proyectos que hay que hacer, o un simple calendario escolar que indica los diferentes exámenes en un momento determinado, pero si has querido crear un calendario con días festivos, de los encuentros de fútbol de tu equipo favorito y quieres que otros tengan acceso, etc.
Un evento que añada una persona puede ser visto por el resto, entre otras cosas. Pero es algo con lo que debes tener cuidado, si las personas tienes permisos completos, podrías responder a invitaciones de eventos, editar citas e incluso borrar el calendario o compartirlo con otras personas que quizá no conozcas, así que otras personas tendrían acceso y eso no es lo ideal.
En este caso, lo ideal sería no hacer público el calendario porque cualquier que conociese la URL podría acceder a él y hacer todo lo que indicamos antes, sino que lo compartieses con personas determinadas y eso es lo que te vamos a indicar a hacer, que es la mejor opción. Haz lo siguiente:
- Entra en la web de Google Calendar e inicia sesión con tus datos de la misma manera que si lo hicieses en Gmail, en este caso solo tienes que poner los datos que utilizas para acceder a Gmail, son los mismos.
Web: Google Calendar
- A continuación, centra tu atención en la lista de calendarios que aparecen en la columna de la izquierda, al pasar el ratón por encima del calendario que quieres compartir, fíjate que aparece un icono con forma de tres puntos verticales, pulsa en ellos y luego entra en “configurar y compartir”.
- Dentro del variado grupo de opciones que aparecen, pulsa en una que dice “compartido con”.
- En la pantalla central, pulsa en la opción “añadir personas y grupos”.
- Ahora añade la dirección de correo electrónico de la persona con la que vas a compartir el calendario, tendrás que sabértela y escribirla en ese campo.
- Una vez la tengas es momento de configurar los permisos que tendrá. El permiso ideal si quieres que esa persona solo vea los eventos es uno que dice “ver todos los detalles de los eventos”, pero si quieres que gestione, puedes poner activar el permiso “hacer cambios y gestionar el uso compartido”.
- Cuando tengas el permiso configurado, pulsa en “enviar” y listo, a esa persona le llegará un correo electrónico que le invita a acceder al calendario, tendrán que pulsar sobre la opción “add this calendar” o similar.
- Ya, por último, se abrirá Google Calendar y podrán agregar el calendario que alguien le ha compartido desde la opción “añadir”, así podrás ver todos los eventos asociados y crearlos si tienes los permisos habilitados para ello.
A las personas que ahí aparecen siempre puedes revocarles el acceso a tus calendarios en cualquier momento, y también puedes añadir nuevas siempre que sepas su correo electrónico, no tienes por qué ser de Gmail, sino también de Hotmail u otros proveedores de correo.
Permisos de un calendario
Arriba comentamos que, al compartir un calendario tuyo con otra persona, le tienes que poner una serie de permisos en función de lo que te gustaría que hiciese esa persona con el calendario. Vamos a ver las opciones disponibles y las funciones asociadas a cada uno:
- Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): el permiso más restrictivo, pues eligiendo este los invitados al calendario solo tienen permitida la lectura para ver si existen huecos libres en los eventos o invitaciones.
- Ver todos los detalles de los eventos: un permiso superior al anterior, desde el que los invitados tienen la posibilidad de conocer todos los detalles de los eventos que ofrece el calendario.
- Modificar los eventos: subimos un escalón más y con este permiso los invitados sí que pueden modificar eventos, lo que implica un cambio en el día, la hora, la descripción y otros detalles.
- Hacer cambios y gestionar el uso compartido: el permiso más completo, no solo podrás modificar todos los eventos, también crearlos, eliminarlos y llevar a cabo otro tipo de prácticas con los eventos, con posibilidad incluso de compartirlos y asignarles permisos.
Has podido ver que compartir cualquier calendario de Google Calendar no tiene complicación alguna, sí que debes tener en cuenta el tema de los permisos que le otorgas a cada persona, si solo quieren que vean los eventos programados o que gestionen las citas también.
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